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S'organiser pour réussir de David Allen

S’organiser pour réussir

Sébastien Fouqueteau | 13-10-2011

S’organiser pour réussir. Le titre est prometteur et l’auteur connu pour avoir inventé la méthode GTD. GTD, me direz-vous ? Oui, Getting Things Done pour les intimes. Efficace, ce livre est un optimiseur de temps. A condition de respecter cinq grands principes.

1. Collecter l’information que vous recevez dans une seule boite

Lorsque vous ne savez pas ce que vous avez à faire, vous pouvez difficilement gérer votre temps. Les tâches s’accumulent, les demandes pleuvent et votre rythme cardiaque s’accélère : c’est le stress ! Pour palier à ce phénomène bien connu, David Allen recommande dans un premier temps de faire l’inventaire de tout ce que vous avez à faire. Prenez le temps qu’il faut (2 jours est une moyenne), mais organisez-vous !

Tous les jours, à tout moment, nous recevons de l’information : des appels téléphoniques, des emails, des échanges avec des collègues, des couriers postaux… Pour David Allen, un monde idéal serait un monde avec une seule boite de réception. Mais les différents modes de communication nous obligent à consulter nos informations à plusieurs endroits : les SMS et messages vocaux sur le téléphone, le courrier dans la boite aux lettres, les emails sur l’ordinateur…

Afin d’être efficace et s’organiser pour réussir, il vous faut dans un premier temps limiter vos boites de réception :

  • une corbeille à papier sur votre bureau pour recevoir tout ce qui est papier (courrier, revues, livres…)
  • une boite électronique sur votre ordinateur (consultable sur votre téléphone mobile) où vous recevrez toutes vos alertes et courriers électroniques (emails, messages des réseaux sociaux, alertes de messages vocaux, newsletters, flux d’abonnement…)
  • une boite vocale sur votre téléphone mobile où vous transférerez toutes vos communications téléphoniques et vos SMS
En ayant « seulement » trois boites de collecte, vous gagnerez du temps, et ce sera plus facile d’y trier l’information.

2. Traiter l’information dès sa réception

Deuxième grand principe pour s’organiser pour réussir (et pour moi le plus important), la mise en place d’un process de traitement de l’information reçue. Lorsque vous consultez vos boites de collecte, vous devez à chaque fois vous poser les deux questions suivantes :

  • Une action est-elle nécessaire ?
  • Si oui, demande-t-elle moins de 2 minutes ?

Si aucune action n’est nécessaire de votre part, vous n’avez que deux choix : jeter ou conserver cette information (ex. : je reçois un email du service ressource humaine m’informant du recrutement d’un nouveau directeur).

Si une action est requise de votre part et qu’elle nécessite moins de 2 minutes, vous devez l’exécuter immédiatement. Si elle nécessite plus de 2 minutes, vous devez la déléguer ou la reporter (c’est-à-dire la classer et la planifier pour l’exécuter plus tard).

Dans tous les cas, aucune action ne doit rester dans votre boite de collecte (pas besoin cependant de la consulter chaque seconde, deux fois par jour devrait suffire).

3. S’organiser pour réussir : une liste de projets, de tâches et un agenda

Tout le monde a au moins géré une fois dans sa vie une liste de tâches. Mais accumuler les tâches sur un papier ne sert à rien si on ne les priorise pas. Pour cela, trois outils sont indispensables :

  • une liste de projets (exemple de projet : créer mon blog)
  • une liste de tâches (exemple de tâche : créer un compte sur une plate-forme de blogs, créer un logo, écrire un premier article…)
  • un agenda (exemple de planification : projet à faire avant le 31 octobre)

Les projets sont des familles de tâches. L’agenda sert à noter quand le projet doit être terminé et quelles plages de temps lui consacrer. Alimenter ces trois outils vous permettra d’être réaliste quant à vos objectifs, et de prioriser efficacement vos tâches.

4. Examinez vos listes et votre agenda régulièrement

Chaque semaine (idéalement le vendredi), vous devriez vous « poser » quelques minutes et planifier l’activité de vos projets des prochains jours. Votre liste des tâches et votre agenda sont quant à eux des outils quotidiens pour vous rappeler quelles sont les 2 ou 3 tâches prioritaires de la journée (à consulter le matin, avant d’ouvrir vos emails !) .

5. Agissez en planifiant

Votre cerveau est une machine intelligente. Mais il fonctionne mieux si on lui dit quoi faire et quand. Planifiez vos projets à faire dans le mois, dans l’année, dans la vie. Tenez vos listes à jour et « checkez » votre calendrier pour savoir si votre temps est bien utilisé. Dernière idée : catégorisez vos tâches en groupes (appels, emails, courses, à lire…) et exécutez les en cascade (ex. :j’ai 30 minutes ce matin où je pourrais passer tous mes appels…)

Conclusion

Si le livre S’organiser pour réussir de David Allen est un classique de l’efficacité personnelle, il peut paraitre à la première lecture un peu « désordonné ». Un comble, me direz-vous ! En réalité, David Allen passe en revue de nombreuses techniques qu’on ne peut appliquer une fois le livre refermé. Commencez par bien assimiler et appliquer les 5 principes ci-dessus, et vous verrez que votre vie professionnelle et personnelle s’en trouvera meilleure. Puis relisez le livre et appliquez d’autres techniques : tel est le secret de s’organiser pour réussir.

Découvrez un extrait du livre :

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Sébastien Fouqueteau

CEO & fondateur de MixCity Interactive. Je travaille dans le secteur du marketing digital depuis plus de 15 ans.

Je prends ma plus belle plume et j'ajoute un commentaire :




action manager
18/10/2011 - 11:21

Sans l’appliquer totalement (chacun doit pouvoir l’adapter à ses propres besoins), certains principes de la méthode GTD ont changé ma vie, comme celui-ci:

Pour savoir où commencer lorsqu’on entâme une tâche de longue haleine, se demander: quelle est la première chose à faire? Et ainsi, cette première chose à faire devient la première sous-tâche. Se poser à nouveau la même question pour cette sous-tâche, et ainsi de suite jusqu’à ce que la tâche soit bien délimitée et qu’on puisse passer à l’action.

Ainsi on a les idées claires et on peut se lancer…

Sébastien
18/10/2011 - 11:42

Merci action manager pour ce retour d’expérience très intéressant.

Pour ma part, j’utilise un logiciel de « gestion de tâches » pour gérer mes projets, mais la feuille de papier est aussi largement utilisée. Le tout, c’est effectivement d’avoir les idées claires avant de commencer :-)