S’organiser pour réussir. Le titre est prometteur et l’auteur connu pour avoir inventé la méthode GTD. GTD, me direz-vous ? Oui, Getting Things Done pour les intimes. Efficace, ce livre est un optimiseur de temps. A condition de respecter cinq grands principes.
1. Collecter l’information que vous recevez dans une seule boite
Lorsque vous ne savez pas ce que vous avez à faire, vous pouvez difficilement gérer votre temps. Les tâches s’accumulent, les demandes pleuvent et votre rythme cardiaque s’accélère : c’est le stress ! Pour palier à ce phénomène bien connu, David Allen recommande dans un premier temps de faire l’inventaire de tout ce que vous avez à faire. Prenez le temps qu’il faut (2 jours est une moyenne), mais organisez-vous !
Tous les jours, à tout moment, nous recevons de l’information : des appels téléphoniques, des emails, des échanges avec des collègues, des couriers postaux… Pour David Allen, un monde idéal serait un monde avec une seule boite de réception. Mais les différents modes de communication nous obligent à consulter nos informations à plusieurs endroits : les SMS et messages vocaux sur le téléphone, le courrier dans la boite aux lettres, les emails sur l’ordinateur…
Afin d’être efficace et s’organiser pour réussir, il vous faut dans un premier temps limiter vos boites de réception :
- une corbeille à papier sur votre bureau pour recevoir tout ce qui est papier (courrier, revues, livres…)
- une boite électronique sur votre ordinateur (consultable sur votre téléphone mobile) où vous recevrez toutes vos alertes et courriers électroniques (emails, messages des réseaux sociaux, alertes de messages vocaux, newsletters, flux d’abonnement…)
- une boite vocale sur votre téléphone mobile où vous transférerez toutes vos communications téléphoniques et vos SMS
2. Traiter l’information dès sa réception
Deuxième grand principe pour s’organiser pour réussir (et pour moi le plus important), la mise en place d’un process de traitement de l’information reçue. Lorsque vous consultez vos boites de collecte, vous devez à chaque fois vous poser les deux questions suivantes :
- Une action est-elle nécessaire ?
- Si oui, demande-t-elle moins de 2 minutes ?
Si aucune action n’est nécessaire de votre part, vous n’avez que deux choix : jeter ou conserver cette information (ex. : je reçois un email du service ressource humaine m’informant du recrutement d’un nouveau directeur).
Si une action est requise de votre part et qu’elle nécessite moins de 2 minutes, vous devez l’exécuter immédiatement. Si elle nécessite plus de 2 minutes, vous devez la déléguer ou la reporter (c’est-à-dire la classer et la planifier pour l’exécuter plus tard).
Dans tous les cas, aucune action ne doit rester dans votre boite de collecte (pas besoin cependant de la consulter chaque seconde, deux fois par jour devrait suffire).
3. S’organiser pour réussir : une liste de projets, de tâches et un agenda
Tout le monde a au moins géré une fois dans sa vie une liste de tâches. Mais accumuler les tâches sur un papier ne sert à rien si on ne les priorise pas. Pour cela, trois outils sont indispensables :
- une liste de projets (exemple de projet : créer mon blog)
- une liste de tâches (exemple de tâche : créer un compte sur une plate-forme de blogs, créer un logo, écrire un premier article…)
- un agenda (exemple de planification : projet à faire avant le 31 octobre)
Les projets sont des familles de tâches. L’agenda sert à noter quand le projet doit être terminé et quelles plages de temps lui consacrer. Alimenter ces trois outils vous permettra d’être réaliste quant à vos objectifs, et de prioriser efficacement vos tâches.
4. Examinez vos listes et votre agenda régulièrement
Chaque semaine (idéalement le vendredi), vous devriez vous « poser » quelques minutes et planifier l’activité de vos projets des prochains jours. Votre liste des tâches et votre agenda sont quant à eux des outils quotidiens pour vous rappeler quelles sont les 2 ou 3 tâches prioritaires de la journée (à consulter le matin, avant d’ouvrir vos emails !) .
5. Agissez en planifiant
Votre cerveau est une machine intelligente. Mais il fonctionne mieux si on lui dit quoi faire et quand. Planifiez vos projets à faire dans le mois, dans l’année, dans la vie. Tenez vos listes à jour et « checkez » votre calendrier pour savoir si votre temps est bien utilisé. Dernière idée : catégorisez vos tâches en groupes (appels, emails, courses, à lire…) et exécutez les en cascade (ex. :j’ai 30 minutes ce matin où je pourrais passer tous mes appels…)
Conclusion
Si le livre S’organiser pour réussir de David Allen est un classique de l’efficacité personnelle, il peut paraitre à la première lecture un peu « désordonné ». Un comble, me direz-vous ! En réalité, David Allen passe en revue de nombreuses techniques qu’on ne peut appliquer une fois le livre refermé. Commencez par bien assimiler et appliquer les 5 principes ci-dessus, et vous verrez que votre vie professionnelle et personnelle s’en trouvera meilleure. Puis relisez le livre et appliquez d’autres techniques : tel est le secret de s’organiser pour réussir.